Время чтения: 1 minute
Віддалена робота, на яку перевели фінансову службу, у зв’язку з оголошеним карантином, підвела всіх до одного питання – ЯК ЗАБЕЗПЕЧИТИ НЕПЕРЕРВНУ РОБОТУ бухгалтерської служби підприємства, не виходячи з дому.
Відповідь проста - ЕЛЕКТРОННИЙ ДОКУМЕНТООБІГ.
Не секрет, що весь облік залежить від повноти та коректності введеної первинної інформації до облікової системи. Однією з найважливіших, є первинна документація. Від того, наскільки вчасно введені в систему документи залежить об’єктивність таких важливих для бізнесу показників, як дебіторська та кредиторська заборгованість.
Нагадаємо 5 важливих переваг електронного документообігу:
1. Максимально скорочується час працівників бухгалтерії на обробку, підписання та відправлення документів контрагентам.
2. Вся документація зберігається у єдиному архіві, де завжди легко знайти потрібний документ.
3. Зводяться до мінімуму витрати на купівлю паперу, фарби для печаток, конвертів, пошти або кур’єрської доставки.
4. Максимально швидко проводиться коригування документів між контрагентами;
5. Співробітники підприємства можуть легко працювати з дому, за ознаками захворювання чи інших форс-мажорних обставин, без затримок обробки даних.
Розгляньмо основні нюанси впровадження електронного документообігу, а також зачепимо правові аспекти цього питання.
Виходячи з того, що первинні та зведені документи можуть бути складені у паперовій або електронній формі, повинні мати обов’язкові реквізити, встановлені п. 2 ст. 9 Закону № 996, а Закон № 851 визначає електронний документ як документ, інформацію в якому зафіксовано у формі електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити. Підприємство має право використовувати електронний документообіг.
Для цього рекомендуємо підприємству:
1. Прописати в обліковій політиці вимоги щодо складання первинних документів;
2. Зробити наказ “Про використання електронного документообігу для підприємства;
3. Укласти додаткові угоди з постачальниками та покупцями на використання та визнання електронних документів.
4. Вибрати програму, що максимально підходить для потреб підприємства для передачі та прийому електронних документів.
В Україні існує безліч програм для передачі документів, підписаних ЕЦП (Електронним цифровим підписом), найбільш поширені: «MeDOC», «FlyDoc», «Вчасно»,
Ми не будемо зупинятися над перевагами одних над іншими, ви самі зможете вибрати найбільш підходящу вам програму, виходячи з потреб підприємства, фінансової складової та інтеграції з чинною програмою бухгалтерського обліку.
Якщо ж у вас виникли питання чи сумніви щодо впровадження електронного документообігу, ми з великим задоволенням допоможемо Вам у цьому питанні.
Блог
mfin-services
MFin Services