Ответ прост – ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ.

Не секрет, что весь учет зависит от полноты и корректности введенной первичной информации в учетную систему. Одной из важнейшей, является первичная документация. От того, насколько вовремя, введены в систему документы зависит объективность таких важных для бизнеса показателей, как дебиторская и кредиторская задолженность.

Напомним 5 важных преимуществ электронного документа оборота:

1. Максимально сокращается время сотрудников бухгалтерии на обработку, подписание и отправку документов контрагентам.
2. Вся документация хранится в едином архиве, в котором всегда легко найти нужный документ.
3. Сводятся к минимуму затраты на покупку бумаги, краски для печатей, конвертов, услуг почты или курьерской доставки.
4. Максимально быстро проводится корректировка документов между контрагентами;
5. Сотрудники предприятия могут легко работать из дома, при признаках заболевания или других форс-мажорных обстоятельствах, без задержек обработки данных.

Давайте рассмотрим основные нюансы внедрения электронного документооборота, а также зацепим правовые аспекты данного вопроса.

Исходя из того, что первичные и сводные документы могут быть составлены в бумажной или электронной форме должны иметь обязательные реквизиты, установленные п. 2 ст. 9 Закона № 996, а Закон № 851 определяет электронный документ как документ, информация в котором зафиксирована в форме электронных данных, включая обязательные реквизиты. Предприятие имеет полное право использовать электронный документооборот.

###

Для этого рекомендуем предприятию:

1. Прописать в учетной политике требования к составлению первичных документов;
2. Сделать приказ “Об использовании электронного документооборота на предприятии;
3. Заключить дополнительные соглашения с поставщиками и покупателям на использование и признание электронных документов.
4. Выбрать программу максимально подходящую для потребностей предприятия для передачи и приема электронных документов.

В Украине существует множество программ для передачи документов подписанных ЭЦП (Электронной цифровой подписью), наиболее распространённые: «MeDOC», «FlyDoc», «Вчасно»

Мы не будем останавливаться над преимуществами одних над другими, вы сами сможете выбрать наиболее подходящую вам программу исходя из потребностей предприятия, финансовой составляющей и интеграцией с действующей программой бухгалтерского учета.
Если же у вас возникли вопросы или сомнения по поводу внедрения электронного документооборота мы с большим удовольствием поможем Вам в этом вопросе.

Будьте мобильны!!!